Fyrirkomulag matsfunda getur verið með ýmsu móti. Hér er dæmi um aðferð sem vel hefur gefist:
Umræða fer fram í þremur til fjórum umferðum og er orðið látið ganga á milli fundarmanna í þeirri röð sem þeir sitja. Fundarmenn sitja í opnum hring og fundarstjóri í hringnum. Æskilegt er að hafa sérstakan ritara sem situr til hlés (utan við hringinn). Gjarnan er röð þeirra sem taka til máls snúið við milli umferða.
Í fyrstu umferð eru fundarmenn beðnir að nefna það sem þeir eru sáttir eða ánægðir með í náminu. Óskað er eftir stuttum ábendingum og ekki er gefinn kostur á samræðu um þau atriði sem nefnd eru. Öllum er boðið að taka til máls. Vel hefur gefist á að hefja umræðuna á þessum orðum: Viltu nefna eitt, tvennt eða þrennt sem þú ert ánægð(ur) með í skólanum / náminu / félagsmiðstöðinni?
Í annarri umferð er óskað eftir ábendingum um þau atriði sem fundarmenn telja að geti orðið til að bæta námið, skólann, starfið. Spurt er með sama hætti, og gjarnan farin öfug röð: Viltu nefna eitthvað eitt, tvennt eða þrennt sem þú vilt breyta eða hafa öðruvísi í … ?
Ef höfð er þriðja umferð er oft beðið um ráð. Hvaða ráð viltu gefa kennurum eða stjórnendum, t.d. sem þeir geta haft í huga á næsta ári eða næst þegar þeir taka á móti nýjum bekk eða hópi?
Fleiri spurningar koma til greina ef tími vinnst til, t.d. spurningin: Ef þú ættir eina ósk handa … – hver myndi hún verða?
Fundarritari skráir þau atriði sem nefnd eru, en þess er gætt að efna ekki til samræðu um þau á fundinum. Gert er ráð fyrir því að umræður um niðurstöður fari fram síðar (á öðrum vettvangi).
Í fundargerðum koma eingöngu fram þær ábendingar sem fundarmenn gera en þær eru ekki tengdar þeim einstaklingum sem fundina sátu.